Где и как правильно хранить важные документы

Источник: Финансовые новости Казахстана 

Юридический документ важно сохранить, чтобы обезопасить себя и свое имущество в разных ситуациях. Например, оплаченный штраф или налог на машину может оказаться "задолженностью", так как в базе ведомства не обозначен платеж.

А так как чеки не сохранились, придется платить за них снова. Или оспаривать вопрос в частном порядке, что может занять много времени.

К документам, которые очень важны, относятся:

• личные документы – паспорт, удостоверение, свидетельство о рождении и так далее,
• документы о регистрации имущества (дом, квартира, дача, автомобиль и так далее), в том числе регистрация залога,
• трудовые договоры,
• договоры страхования жизни и имущества,
• банковские договоры – займы, вклады, депозитные сертификаты, сейфовое хранение,
• платежные документы – фискальные чеки, квитанции после оплаты штрафов и налогов,
• гарантийные сертификаты,
• расписки.

Список важных документов разный для каждого гражданина, поэтому вы сами можете выделить, что важно сохранить в первую очередь.

Прежде всего – копии
Сделать заверенную нотариусом копию документов критически важно, так как она будет иметь юридическую силу (в отличие от обычной копии на принтере или фотографии).

Услуга у нотариуса платная – 265 тенге за страницу. Цена приемлемая, поэтому целесообразно делать копии на очень важные документы.

Паспорт, удостоверение, свидетельство о рождении ребенка, документы на дом, машину и так далее – все это стоит скопировать и заверить. Договоры тоже рекомендуется дублировать.

Как хранить документы
Рассмотрим подробно несколько видов хранения и к какому документу они подходят лучше всего.

1. Облачные технологии
Все больше процессов и услуг переходят в цифровой формат. Можно отсканировать документ и отправить себе на электронную почту. Цифровые варианты бумажных документов тоже могут пригодиться. Сделать их нетрудно.

Хранить их можно во многочисленных "облаках", которые представлены крупными компаниями. Или даже просто сделать сканирование или фотографию документа и загрузить его на бесплатный облачный сервис: Google Disc, Inbox, iCloud, Yandex.Disc и так далее.

В случае повреждения имущества и компьютера можно будет получить доступ к документам онлайн. Чаще всего так хранят электронные чеки и квитанции.

Важно! Не стоит забывать о безопасности хранения данных: не сообщать пароли посторонним, не оставлять их на виду (записанными на бумаге). Сохранять пароли на чужих устройствах также опасно.

2. Коробка или ящик
Этот вариант самый простой. Оригиналы документов, которые вам не приходится часто доставать, легче всего хранить таким способом.

При этом важно помнить, что не стоит хранить их в кладовке с трубами отопления или водоснабжения, или, если есть источник огня и торчащая проводка. Авария может случиться в любой момент, а важные документы пропадут.

Так хранят бумажные квитанции, договоры, выписки и документы на имущество.

3. Оригиналы и копии – отдельно друг от друга
Непредвиденная ситуация может коснуться всего имущества – пожар, обрушение дома, затопление. А если хранить их хотя бы в разных помещениях, то есть шанс, что какая-то часть сохранится.

Тумбочка, ящик стола, папка с файлами – здесь следует хранить то, что нужно часто доставать. При этом можно ограничиться копиями документов, чтобы оригиналы не потерлись и не испортились.

Кладовка, сейф, гараж и глубоко в шкафу — обычно в таких местах хранят оригиналы. Их не нужно часто доставать, они имеют продолжительный срок действия.

Выцветающие чеки
По хранению чеков на особо дорогие и важные товары или квитанций имеются определенные советы:

не класть их в кошелек или карман – документ испортится до того, как вы доедете домой,
сделать копию чеков и квитанций (иногда и фотографии чеков имеют силу),
заверить копию, если чек на очень дорогостоящую вещь,
оригиналы хранить в плотно закрытой коробке или в темном месте без высокой температуры и влажности,
лучше класть по одному чеку в один файл, и никогда не класть их вместе лицевой стороной друг к другу.